Pourquoi dématérialiser le dossier fournisseurs dans votre entreprise ?
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La dématérialisation est un concept très en vogue dans de nombreuses entreprises. Cette solution de digitalisation présente des avantages considérables. Elle permet d’optimiser le fonctionnement de l’entreprise et favorise par la même occasion son développement. Il s’agit également d’une solution économique et écologique. Nous vous invitons à découvrir ici les raisons pour lesquelles vous devez dématérialiser le dossier fournisseurs de votre entreprise.
Dématérialiser le dossier fournisseurs permet d’automatiser certaines tâches
Qu’il s’agisse de la collecte des factures ou de centralisation d’informations, certaines tâches peuvent sembler répétitives au sein d’une entreprise. Grâce à un logiciel de dématérialisation, la collecte des factures s’effectue automatiquement depuis l’espace personnel du site de votre fournisseur. De même, les factures sont importées de manière automatique dans votre dossier comptabilité. Cette solution facilite également la distribution des factures et leur archivage de façon sécurisée.
La simplification des process
Dématérialiser le dossier fournisseurs vous permet d’avoir une vue d’ensemble sur les informations dont vous disposez. Au lieu qu’elles soient éparpillées, elles sont regroupées dans un seul dossier. De plus, cela favorise la mise en place d’un circuit de validation et de traçabilité des opérations. La dématérialisation permet aussi de créer une alerte sur les échéances afin de bien les respecter.
Une solution économique
La dématérialisation du dossier fournisseurs dans votre entreprise vous permet de faire des économies d’argent et de temps.
Dématérialiser le dossier fournisseurs présente des avantages financiers
Étant donné que la dématérialisation implique l’usage de solutions électroniques, on effectue moins de dépense à certains niveaux. D’abord, le volume d’impression est réduit au maximum, car l’entreprise n’a plus besoin d’acheter les fournitures telles que :
- L’enveloppe,
- Le papier,
- L’encre, etc.
De plus, l’archivage des dossiers est désormais électronique, ce qui revient moins cher et permet de faire des économies considérables. Une étude DS1 France de 2010 a d’ailleurs affirmé que la dématérialisation des factures réduit de 10 euros le coût de leur traitement en format papier.
Un gain de temps considérable
Outre le fait d’économiser de l’argent, les entreprises optimisent leur temps grâce à la dématérialisation du dossier fournisseurs. D’abord, cette solution permet de classer les documents de manière automatique. Par ailleurs, le temps nécessaire pour le contrôle des factures est réduit, car cela peut également se faire automatiquement.
Il faut aussi noter que grâce à l’accélération du traitement des factures, les entreprises peuvent mieux respecter les délais de paiement. Ainsi, elles évitent les pénalités et les fournisseurs quant à eux sont payés plus rapidement.
Une augmentation de la productivité
Sur le plan organisationnel, la dématérialisation représente un grand atout. Grâce à cette solution, les factures sont traitées de manière automatique. Cela laisse le temps aux employés de se consacrer à des tâches plus importantes et de gagner en productivité. Par ailleurs, la dématérialisation du dossier fournisseur permet de limiter les possibilités d’erreur lors du traitement des dossiers. Cela optimise également la productivité au sein de l’entreprise.
Une solution écologique
Un autre avantage intéressant de la dématérialisation du dossier fournisseur est qu’il s’agit d’une solution écologique. Grâce aux systèmes électroniques, les entreprises n’ont plus besoin de produire des facteurs en version papier. Cela réduit l’empreinte carbone, mais aussi la production de déchets. Ce faisant, l’entreprise adopte une démarche écologique.